Od dnia 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe składane jest tylko w formie elektronicznej i zatwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (tzn. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) przez osobę, która prowadzi księgo rozrachunkowe oraz cały zarząd firmy.Obowiązek sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej został wprowadzony na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. O zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Poz. 398 ze zm.)
Sprawozdanie finansowe – jakie informacje zawiera?
Ustawa o rachunkowości i załączniki do niej, w dokładny sposób określają jakie elementy powinny znaleźć się w sprawozdaniu finansowym oraz jak powinien wyglądać taki dokument.
W naszym kraju dokument ten obowiązkowo musi być sporządzony w języku polskim, a kwoty ujęte muszą być w polskiej walucie. Dane liczbowe w dokumentach można zaokrąglić do tysięcy złotych.
Na sprawozdanie finansowe składają się następujące elementy:
- BILANS – bilans prezentuje stan aktywów i pasywów, aktualny na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. Ustawa o rachunkowości dokładnie określa metody wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów oraz zawiera dokładny wzór bilansu. Mogą jednak pojawić się również dokumenty dodatkowe.
- RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT – rachunek przedstawia zestawienie wszystkich przychodów i kosztów, a także wszelkich obciążeń związanych z utrzymaniem przychodów, czyli podatków. Ten element sprawozdania finansowego pozwala na ustalenie wyniku finansowego podmiotu – dzięki temu można określić czy dana działalność była rentowna, czy też nie.
- ZESTAWIENIE ZMIAN W KAPITALE – jeśli w ciągu danego roku obrotowego zmieniły się stany kapitałów (tj. funduszy) własnych, należy wykazać to w sprawozdaniu i zawrzeć informację o ich zwiększeniu i wykorzystaniu oraz stanie na koniec roku obrotowego.
- RACHUNEK PRZEPŁYWÓW PIENIĘŻNYCH – z tego dokumentu organy kontroli dowiedzą się o zdarzeniach, które mogły spowodować w podmiocie zmiany stanu środków pieniężnych i ich ekwiwalentów. Ten dokument w całości opiera się na informacjach w ujęciu kasowym. Z niego wiadomo skąd podmiot pozyskał środki i na co je wykorzystał.
- INFORMACJA DODATKOWA – w informacji dodatkowej znajdą się wprowadzenia do sprawozdań, dodatkowe objaśnienia i inne istotne dane. Wszystkie dodatkowe objaśnienia i informacje powinny zawierać stosowne dane i wyjaśnienia.
- INFORMACJE ADRESOWE – aby dokument był ważny, poza informacjami stricte finansowymi musi zawierać takie dane jak: pełną nazwę i adres jednostki, nazwę sprawozdania, datę lub okres którego dotyczy sprawozdanie oraz datę sporządzenia.
Sprawozdanie finansowe – w jakim terminie należy je złożyć?
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, którego data zazwyczaj przypada na 31 grudnia. Z kolei na zatwierdzenie sprawozdania organy mają kolejne 3 miesiące, od dnia 31 marca. W momencie, w którym kierownik firmy dostaje informację o zatwierdzeniu sprawozdania zobligowany jest do złożenia sprawozdania za pomocą systemu e-KRS, w ciągu 15 dni (w przypadku spółek z o.o. i spółek akcyjnych).